EPAYCO.COM S.A.S (en adelante, “EPAYCO” o la “entidad”) es una sociedad comercial legalmente constituida, con domicilio principal en la ciudad de Medellín, Antioquia, Colombia.
Debido a las actividades que realiza la entidad, esta no es ajena a los riesgos relacionados con el lavado de activos, la financiación del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva (“LA/FT/FPADM”), conductas delictivas que pueden afectar la competitividad, productividad y perdurabilidad de la entidad.
Es por ello que la asamblea general de accionistas, en observancia de las normas de prevención del riesgo de LA/FT/FPADM en Colombia, en particular el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades (en su más reciente modificación a través de la Circular Externa 100-000016 de 2020), ha decidido adoptar los principios y estándares para la implementación de un sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de lavado de activos y financiación del terrorismo – SAGRILAFT, del cual hace parte el presente documento que contiene las políticas y criterios en cuanto al diseño, implementación y funcionamiento de dicho sistema.
Las políticas definidas en el presente manual deben de ser cumplidas por todos los funcionarios, proveedores, accionistas y clientes, es decir contrapartes, de la entidad.
El alcance del SAGRILAFT cubre todo tipo de operaciones realizadas en la entidad, tanto por los clientes nuevos como vigentes, usuarios y proveedores, es decir todas las contrapartes de la entidad, haciendo especial énfasis en aquellos que presenten transacciones inusuales o sospechosas.
Las políticas servirán para prevenir que la entidad sea usada como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, proliferación de armas de destrucción masiva o el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
Actividad economica de alto riesgo – CIIU: Son aquellas actividades económicas que en consideración a distintos factores como su mercado objetivo, productos o servicios
comercializados, jurisdicciones donde operan, características particulares de su transaccionalidad, sus programas de prevención de LA-FT y su manejo financiero, son susceptibles a ser utilizadas para el lavado de activos y/o la financiación del terrorismo.
Activo virtual: Es la representación digital de valor que se puede comercializar o transferir digitalmente y se puede utilizar para pagos o inversiones. Los activos virtuales no incluyen representaciones digitales de moneda fiat, valores y otros Activos financieros que ya están cubiertos en otras partes de las Recomendaciones GAFI.
Activos: Es un recurso económico presente controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados.
Administradores: Son administradores el representante legal, el liquidador, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos de la entidad ejerzan o detenten esas funciones.
Asociados: Son los denominados socios o accionistas, es decir, aquellas personas que ostentan la titularidad de las cuotas sociales, partes de interés o acciones de la entidad.
Autocontrol: Es la voluntad de la entidad y los administradores para detectar, controlar y gestionar de manera eficiente y eficaz los riesgos LA/FT/FPADM a los que está expuesta la entidad.
APNFD: Son las actividades y profesiones no financieras designadas de Empresas: i) sector de agentes inmobiliarios; ii) sector de comercialización de metales preciosos y piedras preciosas; iii) sector de servicios contables; y iv) sector de servicios jurídicos
Área geográfica: Es la zona del territorio en donde la entidad desarrolla su actividad.
Beneficiario final: Es la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n) a un cliente o a la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Incluye también a la(s) persona(s) que ejerzan el control efectivo y/o final, directa o indirectamente, sobre una persona jurídica u otra estructura sin personería jurídica. Son Beneficiarios Finales de la persona jurídica los siguientes:
Son beneficiarios finales de un contrato fiduciario, de una estructura sin personería jurídica o de una estructura jurídica similar, las siguientes personas naturales que ostenten la calidad de:
Canales de distribución: Medios que utiliza EPAYCO para ofrecer y comercializar sus servicios.
Cliente: Es toda persona natural o jurídica y estructuras sin personería jurídica con la cual la entidad establece y mantiene una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto propio de su actividad.
Se mencionan algunas características de los clientes objetivos
Cualquier inquietud, queja o reclamo acerca de los servicios prestados por EPAYCO, deberán ser informados por los diferentes canales de contacto que se encuentren habilitados y disponibles en nuestro sitio web y panel administrativo de los clientes.
Comité de riesgo – cumplimiento: Es el órgano creado para coadyuvar en la gestión de prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo, para lo cual ha sido dotado de competencias decisorias frente a los temas sometidos a su consideración.
Conflicto de Intereses: Se entiende por conflicto de intereses toda situación o evento en que los intereses personales, directos o indirectos, de los funcionarios de la entidad, se encuentren en oposición con los de la empresa o interfieran con los deberes que le competen a ella, o lo lleven a actuar en su desempeño por motivaciones diferentes al recto y real cumplimiento de sus responsabilidades.
Contraparte: Es cualquier persona natural o jurídica con la que la entidad tenga vínculos comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Entre otros, son contrapartes los asociados, funcionarios, clientes, contratistas y proveedores de productos de la entidad.
Control del riesgo de LA/FT/FPADM: Comprende la implementación de políticas, procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT/FPADM en las operaciones, negocios o contratos que realice la entidad.
Debida diligencia: Es el proceso mediante el cual la entidad adopta medidas para el conocimiento de la contraparte, de su negocio, operaciones, productos y el volumen de sus transacciones, que se desarrolla en el Capítulo X de la circular básica jurídica de la Superintendencia de Sociedades.
Debida diligencia intensificada: Es el proceso mediante el cual la entidad adopta medidas adicionales y con mayor intensidad para el conocimiento de la contraparte, de su negocio, operaciones, productos y el volumen de sus transacciones, conforme se establece en el Capítulo X de la circular básica jurídica de la Superintendencia de Sociedades.
entidad/empresa: Se refiere a las sociedades comerciales y las sucursales de sociedades extranjeras según la definición del Código de Comercio, a las empresas unipersonales regidas por la Ley 222 de 1995, a la sociedad por acciones simplificada según la ley 1258 de 2008 y demás personas jurídicas que estén bajo la vigilancia o no de la Superintendencia de Sociedades
Estructura sin personería jurídica: Es una forma de asociación entre personas que comparten recursos y habilidades para alcanzar objetivos comunes. Es una entidad sin personalidad jurídica y es una manera de generar una asociación laboral o profesional con otras personas sin la necesidad de tener una personalidad jurídica.
Eventos de riesgo: Hace referencia a eventos o incidentes de LA/FT/FPADM que ocurren en la entidad durante un intervalo particular de tiempo.
Factores de riesgo: Son los posibles elementos o causas generadoras del riesgo de LA/FT/FPADM para cualquier empresa obligada. Se deberá identificar teniendo en cuenta:
Política LA/FT/FPADM: Son los lineamientos generales que debe adoptar la entidad para que esté en condiciones de identificar, evaluar, prevenir y mitigar el Riesgo LA/FT/FPADM y los riesgos asociados. Cada una de las etapas y elementos del SAGRILAFT debe contar con unas políticas claras y efectivamente aplicables. Las políticas deben incorporarse en el manual de
procedimientos que oriente la actuación de los funcionarios de la Empresa para el funcionamiento del SAGRILAFT y establecer consecuencias y las sanciones frente a su inobservancia.
Productos: Son los bienes y servicios que produce, comercializa, transforma u ofrece la Empresa o adquiere de un tercero.
Proveedor: Son todas las personas naturales, personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica que suministran bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de la entidad.
Recomendaciones GAFI: Son las 40 recomendaciones diseñadas por el GAFI con sus notas interpretativas para prevenir el riesgo de lavado de activos, la financiación de terrorismo y la financiación de proliferación de armas de destrucción masiva las cuales fueron objeto de revisión en febrero de 2012 y de actualización en junio de 2019.
Reportes internos: Son aquellos que se manejan al interior de la entidad y pueden ser efectuados por cualquier funcionario o miembro de la entidad, que tenga conocimiento de una posible señal de alerta u operación intentada, inusual o sospechosa.
Riesgo de contagio: Es la posibilidad de pérdida que la entidad puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de una Contraparte.
Riesgo inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad de la entidad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.
Riesgo LA/FT/FPADM: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la entidad por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el Lavado de Activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas o el Financiamiento de la proliferación de Armas de destrucción Masiva, o cuando se pretenda el ocultamiento de Activos provenientes de dichas actividades. Las contingencias inherentes al LA/FT/FPADM se materializan a través de riesgos tales como el Riesgo de Contagio, Riesgo Legal, Riesgo Operativo, Riesgo Reputacional y los demás a los que se expone la Empresa, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, cuando es utilizada para tales actividades.
Riesgo legal: Es la posibilidad de pérdida en que incurre la entidad al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. Surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.
Riesgo operativo: Es la posibilidad de incurrir en pérdida por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores.
Riesgo reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre la entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.
Riesgo residual: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.
Riesgos relacionados/asociados: Son los riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo de LA/FT, estos son:
ROS: Es el reporte de Operaciones Sospechosas. Es aquella operación que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro del sistema y prácticas normales del negocio, de una industria o de un sector determinado y, además que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada.
SAGRILAFT: Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva establecido en el capítulo X de la Circular básica jurídica de la Superintendencia de Sociedades.
Segmentación de factores de riesgo: Se entiende por segmentación de los elementos de los factores de riesgo, enfocado al SAGRILAFT, la interacción de categorías de las variables objetivas de cada factor de riesgo que permite establecer una distribución para el tratamiento de operaciones inusuales.
Señales de alerta: Son aquellos hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos a partir de los cuales se puede inferir la aparente existencia de un hecho no usual.
Servicios: Son las asistencias que provee, comercializa, u ofrece la entidad o adquiere de un tercero.
SIREL: Es el sistema de reporte en línea administrado por la UIAF.
Sistema o SAGRILAFT: hace referencia al Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT/FPADM adoptado por la entidad y contenido en este Manual
Soborno: Es el hecho de prometer una dádiva a un funcionario público (entrega de dinero, bienes de valor pecuniario u otros beneficios) a cambio de una acción u omisión en el ejercicio de su cargo público.
Soborno transnacional: Es el acto en virtud del cual, una persona jurídica, por medio de sus funcionarios, altos directivos, accionistas, contratistas o empresas subordinadas, da, ofrece o promete a un servidor público extranjero, de manera directa o indirecta: (i) sumas de dinero, (ii) objetos de valor pecuniario o (iii) cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional.
Terrorismo: Se define como cualquier acto destinado a mantener en estado de zozobra a la población civil mediante actos que pongan en peligro su vida, integridad o libertad utilizando instrumentos capaces de causar estragos. El terrorismo se financia a través de fuentes tanto legítimas como ilegítimas. Dentro de las actividades ilegítimas se encuentran la extorsión, el secuestro y el tráfico de drogas. Como fuentes legítimas aparecen las donaciones a organizaciones que aparentan ser entidades sin fines de lucro de carácter humanitario y los auspicios de gobiernos extranjeros.
UIAF: Unidad de Información y Análisis Financiero
Usuarios: Son aquellas personas naturales, personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica a las que sin ser clientes se les presta un servicio.
Las presentes disposiciones son complementarias al código de ética de la entidad y constituyen un anexo a dicho documento.
En la prevención del riesgo LA/FT/FPADM debe contemplar las políticas y procedimientos establecidos en el manual del programa de transparencia y ética empresarial.
El Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT), de la entidad es implementado teniendo en cuenta el modelo de negocio, identificando los riesgos propios de acuerdo con la materialidad de las operaciones y los factores de riesgo involucrados, permitiendo minimizar el riesgo de ingreso de dineros provenientes de actividades ilícitas.
La identificación y el control de los riesgos se debe realizar aplicando los criterios de materialidad y proporcionalidad, teniendo en cuenta un enfoque basado en riesgo donde los controles deben ser ajustados consecuentemente al nivel de riesgo.
El diseño del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT/FPADM contempla la materialidad, las características propias de la entidad y los factores de riesgo generados en el negocio, para lo cual se ha analizado el negocio, la operación, el tamaño y las áreas geográficas donde la entidad desarrolla su objeto social, así como otras características particulares
Las políticas y procedimientos que componen el manual de cumplimiento y de procedimientos del
SAGRILAFT deben ser cumplidas por los funcionarios, accionistas, proveedores y clientes (todas las contrapartes) en las etapas diseño, aprobación, seguimiento, divulgación y capacitación y en general en el desarrollo del sistema.
Las políticas deben servir de base para la construcción de nuevos productos y servicios, así como lineamientos para la administración de éstos, y se deben aplicar para la definición de éstos hasta la terminación de la relación contractual a que haya lugar. De esta manera la entidad velará por brindar control, seguridad y transparencia del objeto social.
La entidad rechaza cualquier actividad delictiva o conducta ilícita, especialmente si esto implica actividades de LA/FT/FPADM en las que se utilice a la entidad o sus activos. Por lo anterior, se establece que el cumplimiento de las metas comerciales de la entidad estará siempre supeditado
al estricto cumplimiento de las normas de autocontrol y gestión del riesgo integral de LA/FT/FPADM.
Todas las operaciones, negocios y contratos que adelante la entidad con clientes, funcionarios, proveedores y asociados, en general con contrapartes, deben ajustarse a las políticas y procedimientos dispuestos en el presente manual y demás normas internas de la entidad.
Los funcionarios de la entidad están obligados especialmente, a cumplir las normas y procedimientos de control adoptadas por la entidad en el manual de cumplimiento y en las demás normas que rigen la materia, con el fin de prevenir cualquier utilización de la entidad como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión, aprovechamiento, en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o ilícitas y mitigar la canalización de recursos hacia la realización de actos terroristas o financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.Cualquier situación que llegue a conocimiento de algún funcionario que en su criterio sea inusual o se asocie aparentemente a riesgo LA/FT/FPADM, así no se encuentre contemplada en el manual de cumplimiento, ni en ninguna otra norma, deberá ser puesta en conocimiento del oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente, quien deberá ejecutar las acciones que le competan conforme a la ley o los reglamentos.
Los funcionarios que, por su negligencia, impericia, imprudencia o su voluntad incurran en conductas que contraríen las políticas, principios y/o directrices del manual de cumplimiento, código de conducta y ética serán sancionados de acuerdo con el reglamento interno de trabajo y/o con el régimen sancionatorio que se encuentren en el manual de cumplimiento en el capítulo de medidas necesarias para dar cumplimiento al SAGRILAFT.El incumplimiento de las normas indicadas en el manual de cumplimiento se considera falta grave, por lo tanto, conforme al procedimiento establecido en el reglamento interno de trabajo, dará lugar a la terminación unilateral de los contratos de trabajo con justa causa.Cuando de proveedores se trate, dará lugar a la cancelación del servicio negociado con ellos previo requerimiento de las explicaciones pertinentes, sin perjuicio de la responsabilidad penal, civil o administrativa a que hubiere lugar.
La entidad ha adoptado un sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de LA/FT/FPADM, apropiado y eficiente, que permiten prevenir, detectar y controlar el riesgo de realizar transacciones o negocios con contrapartes que estén involucrados en delitos fuente de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.Para el cumplimiento efectivo de SAGRILAFT, el gerente general, representante legal y la junta directiva y/o asamblea de accionistas deben brindar todo su apoyo y proporcionar las medidas operativas, económicas, físicas, tecnológicas y recursos que sean necesarios para que el oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente pueda desarrollar sus labores de auditoría y cumplimiento de forma adecuada.Los funcionarios deben cumplir las normas emitidas sobre el SAGRILAFT, para mitigar la materialización de riesgo legal, operacional, reputacional y de contagio para preservar la cultura ética y transparente que caracteriza las entidades del grupo.El alcance del SAGRILAFT, cubre todo tipo de operaciones realizadas en la entidad, tanto por los clientes, usuarios, proveedores, funcionarios y accionistas, es decir contrapartes haciendo especial énfasis en aquellos que presenten transacciones inusuales o sospechosas.
Los funcionarios de la entidad, directivos, administradores y proveedores deberán adoptar las directrices y procedimientos establecidos en el manual de cumplimiento para la ejecución de los procesos asociados a sus funciones, roles y a las respectivas líneas y etapas del negocio.
La entidad, a partir de los desarrollos en infraestructura tecnológica, dará viabilidad a los requerimientos del programa de cumplimiento frente a la captura, consolidación y centralización de información de operaciones asociadas a los factores de riesgo, para posteriormente generar los reportes internos o externos a que haya lugar.
Los directivos y funcionarios de la entidad tienen la obligación de certificarse anualmente en la lectura y conocimiento del manual de cumplimiento a través de las jornadas de capacitación dispuestas para ello, así como de las actualizaciones y/o modificaciones a que haya lugar.
La entidad realiza la inducción y reentrenamiento a sus funcionarios, con el fin de crear una cultura organizacional en la prevención del riesgo LA/FT/FPADM.
El programa del SAGRILAFT debe ser presentado conjuntamente entre el gerente general o representante legal y el oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente a la junta directiva y/o asamblea de accionistas.La aprobación del SAGRILAFT, así como los cambios por modificaciones o actualizaciones estará a cargo de la junta directiva y/o asamblea de accionistas y se debe documentar la evidencia en el acta de la reunión.Es deber de la junta directiva y/o asamblea de accionistas y de los funcionarios integrantes de todas las áreas de la entidad, así como los órganos de control, (área de cumplimiento, revisoría fiscal y auditoría Interna), acatar los reglamentos internos y demás disposiciones relacionadas con el SAGRILAFT.El SAGRILAFT es sometido a la evaluación periódica por parte de la auditoría interna u otro ente de control, con el objetivo de identificar deficiencias o fallas en cada una de sus etapas y elementos, de manera que sean informadas y paso seguido se adopten las medidas necesarias para la corrección de las mismas.
La entidad designará a la persona responsable de la auditoría y gestor del programa del SAGRILAFT. Igualmente decidirá si selecciona y designa un suplente, quién será responsable en ausencia definitiva o temporal de esta persona, evitando la suspensión de actividades del oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente. El representante legal certifica que las personas seleccionadas y designadas cumplen con los requisitos exigidos.
En virtud de la vinculación del funcionario con la entidad, su conducta deberá enmarcarse dentro de los parámetros legales, el reglamento de trabajo, el código disciplinario, el código de conducta y ética y demás disposiciones establecidas por la entidad para el manejo de situaciones que deriven en conflicto de intereses, entendido este, como la colisión entre los deberes y funciones de los funcionarios con la entidad y sus intereses netamente personales, esto quiere decir, un interés particular directo del funcionario con prevalencia sobre los intereses y objetivos de la organización.Dentro del manejo de las situaciones de conflicto de intereses que se presenten al interior de la entidad deben considerarse las siguientes particularidades:
En todo caso, ante la duda en relación con la posible existencia de un conflicto de interés, los directivos, funcionarios y colaboradores de la entidad no podrán dar, ofrecer o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos, favores, donaciones, invitaciones viajes o pagos en desarrollo de las actividades realizadas en la entidad que puedan llegar a influir en sus decisiones para facilitar negocios u operaciones en beneficio propio o de terceros.
A los logros de las metas comerciales se deben anteponer los principios éticos y las normas establecidas para el SAGRILAFT. Estos dos factores deben estar presentes para la consecución de los objetivos de la entidad .
La entidad diseñará medidas para la identificación y control de las situaciones anteriormente mencionadas a partir de:
En la entidad la administración de riesgos se realiza con un enfoque basado en riesgo teniendo en cuenta la materialidad, las características propias del negocio o transacción y el tamaño, evaluando los procesos, canales, operaciones, productos, servicios y contratos realizados por la entidad . Se evalúan las contrapartes y los beneficiarios finales al igual que los países y áreas geográficas que representen riesgo LA/FT/FPADM.
Cuando se incursione en nuevas operaciones, negocios, productos o mercados, debe realizarse análisis, evaluación y control de riesgo LA/FT/FPADM con el fin de prevenir la materialización de estos eventos de riesgo en la entidad .
El SAGRILAFT de la entidad contempla las siguientes etapas para prevenir y gestionar riesgo de LA/FT/FPADM y las consecuencias de su materialización:
Para identificar el riesgo LA/FT/FPADM la entidad clasifica los factores de riesgo de conformidad a la actividad económica de la empresa y su materialidad. Se implementan metodologías para identificar el riesgo LA/FT/FPADM así como los riesgos asociados con base en la clasificación y
segmentación. De igual manera, se implementan metodologías para la medición, control y monitoreo del riesgo LA/FT/FPADM.
Las medidas de debida diligencia son ejecutadas para conocer y actualizar las contrapartes permitiendo identificar fuentes de riesgo LA/FT/FPADM.
La entidad utiliza como herramientas para la administración del riesgo las matrices de riesgo que están sustentadas con metodologías y procedimientos, las cuales se presentan en términos de posibilidad de ocurrencia de los riesgos inherentes identificados a partir del análisis de los diferentes factores de riesgo LA/FT/FPADM y el impacto en caso de materializarse mediante los riesgos asociados. Las matrices de riesgo se miden y monitorean periódicamente como mínimo una vez al año.
La medición o evaluación y control de riesgo LA/FT/FPADM debe realizarse de manera individual y consolidada frente a los factores de riesgo identificados.
Los controles asociados a los eventos de riesgo LA/FT/FPADM de la entidad deben permitir establecer el nivel de riesgo residual el cual debe demostrar la disminución de la probabilidad o impacto de ocurrencia del riesgo de las operaciones propias de la entidad .
La entidad realiza mínimo una vez al año vigilancia respecto al nivel de riesgo inherente y residual generados por el desarrollo de la actividad económica de la entidad , para validar que los eventos de riesgo sean acordes a los negocios y/o transacciones y los controles sean integrales y funcionen de forma oportuna, efectiva y eficiente permitiendo detectar señales de alerta, operaciones inusuales y/o sospechosas.
Conscientes de la importancia de los procesos de conocimiento de las contrapartes para la gestión del riesgo SAGRILAFT la entidad prioriza las actividades, procesos, desarrollos técnicos, entre otros, tendientes a adelantar el conocimiento integral de las contrapartes y el mantenimiento de las bases de datos con información confiable, certera y verificada.
El conocimiento de contrapartes se realiza mediante la definición e implementación de metodologías de conocimiento e de contra partes que contengan la debida diligencia y debida diligencia intensificada teniendo en cuenta la materialidad, las características propias de los negocios o transacciones, operaciones productos y relación con terceros, países o áreas geográficas y canales que se lleven a cabo o se pretendan realizar. La metodología debe definir roles y responsables del proceso de conocimiento, variables de conocimiento para cada tipo de contraparte, temporalidad de actualización de datos, ciclo completo del flujo de la información y soporte documentales, características y acciones para contrapartes de mayor riesgo LA/FT/FPADM, entre otras.
El SAGRILAFT de la entidad contempla las siguientes medidas y procedimientos con el fin de tener el mayor conocimiento posible de los clientes, proveedores, funcionarios y accionistas, es decir contrapartes, teniendo en cuenta la naturaleza, el tipo de negocio, un enfoque basado en riesgo y
la materialidad del mismo:
La entidad considera como práctica insegura la no aplicación de las políticas de conocimiento de la contraparte previo a la apertura de productos o servicios.
La entidad debe establecer formatos físicos, digitales o por cualquier otro medio que tenga validez legal para realizar un adecuado conocimiento de las contrapartes. La información requerida puede variar debido al tipo de contraparte. Los formatos permiten la consolidación de información de la contraparte, sus beneficiarios finales y otros relacionados.
El área de cumplimiento podrá solicitar información adicional a la establecida en los procedimientos teniendo en cuenta el tipo y tamaño de la contraparte, productos o servicios de la contraparte, monto y frecuencia de transacciones así como su materialidad o en dado caso de encontrar señales de alerta sobre una contraparte o tipo de negocio o transacción.
La entidad vincula a cualquier persona natural o jurídica, nacional o extranjera, legalmente identificada cuya actividad económica sea legal, coherente con sus ingresos, verificable y que no esté incluida en ninguna de las listas vinculantes o de control que maneja (OFAC, ONU y cualquier otra de similar naturaleza).
Los clientes y proveedores que por su perfil pueden exponer en mayor grado a la entidad , al riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo seguirán un proceso especial de vinculación, conocimiento y monitoreo.
La entidad no iniciará relaciones comerciales, legales o contractuales con contrapartes que no hayan sido plenamente identificadas o que se nieguen a entregar la información solicitada por la entidad o no cumplan la totalidad del proceso definido de conocimiento de la contraparte.
La entidad debe tener bases de datos de las contrapartes donde permitan identificar las alertas presentes y futuras. Las bases de datos como mínimo deben contener:
La actualización de información de contrapartes tanto personas naturales, personas jurídicas como estructuras sin personería jurídica, incluye la confirmación de los datos que se mantienen vigentes, la modificación de aquellos datos que hayan cambiado y el diligenciamiento de datos faltantes o errados. La actualización de datos se lleva a cabo sobre campos que son susceptibles a cambios en el tiempo. La entidad definirá bajo la metodología de conocimiento de la contraparte la actividad o inactividad del cliente en la entidad para aplicar el proceso de actualización de datos, teniendo presente que en el momento de la activación del cliente se debe llevar a cabo el proceso de actualización de datos si la contraparte está desactualizada.
El monitoreo y actualización del proceso de debida diligencia de contrapartes debe realizarse según la temporalidad definida según el nivel de riesgo LA/FT/FPADM o cuando por el tipo de negocio transacción lo requiera.
El proceso de debida diligencia en la vinculación de contrapartes debe realizarse previo al inicio de la relación contractual o legal según el proceso de vinculación de cada contraparte. Dependiendo del tipo de negocio, transacción o vinculación de contraparte y de acuerdo al tipo de negocio o transacción, el proceso de debida diligencia podrá realizarse posteriormente al inicio de la relación contractual o legal según la metodología definida.
La entidad puede utilizar, dentro de los procesos de conocimiento de contrapartes tanto personas naturales, personas jurídicas como de estructuras sin personería jurídica, fuentes de información externas así como compartir información entre las entidades del grupo. Dicha información, así como el proveedor de la misma, debe contar con el soporte de evaluación de riesgo LA-FT y de calidad y completitud.
Si la contraparte se retracta o desiste del proceso de vinculación se debe dejar la trazabilidad de dicho desistimiento, incluyendo la causa. En consideración a los criterios objetivos para hacer reportes de operaciones sospechosas hacia los entes de control, estos casos deberán ser documentados y definir el potencial reporte del ROS.
Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones internacionales de Colombia, relativas a la aplicación de disposiciones sobre congelamiento y prohibición de manejo de fondos u otros activos, prohibición de viajar y embargo de armas, de personas y entidades designadas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, relacionadas con el financiamiento del terrorismo, en consonancia con el artículo 20 de la Ley 1121 de 2006 y las Recomendaciones GAFI No. 6 y 7, la entidad debe consultar permanentemente las listas vinculantes y lista de control.
En el evento en que se identifique o verifique cualquier bien, activo, producto, fondo o derecho de titularidad a nombre o bajo la administración o control de cualquier país, persona o entidad incluida en estas listas vinculantes o lista de control, el oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente de la entidad , de manera inmediata, deberá reportarlo a la UIAF y ponerlo en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación. La información se enviará a la UIAF a través del correo electrónico cumplimientogafi67@uiaf.gov.co.
La entidad debe realizar debida diligencia intensificada cuando:
El proceso de debida diligencia intensificada en la vinculación/actualización de contrapartes debe:
Las potenciales contrapartes cuya actividad económica sea considerada como mercado no objetivo, de acuerdo con lo previsto en este manual, no serán objeto de vinculación. Así mismo, en el momento que se identifique que un cliente vigente desempeña una actividad de esta naturaleza, no se deberá profundizar, se deberá llevar a cabo la debida diligencia ampliada, identificar la existencia de los riesgos LA/FT/FPADM potenciales o riesgos materializados que junto a su actividad configuren causales objetivas que permitan tomar una decisión sobre la permanencia en la entidad .
Las actividades que se relacionan a continuación NO son vinculables para la entidad , y por lo tanto en caso de detectarse personas naturales, personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica que las desarrollen, deberá negarse su vinculación y proceder a remitir los datos de las mismas al area de cumplimiento (nombre completo, número de identificación y detalle de la operación intentada), para su respectiva gestión.
Política de actualización de terceros:
La política define causales objetivas para negar vinculación, acciones frente a la no actualización de información y responsabilidades claras entre las áreas operativas y el Área de Cumplimiento.
La entidad estará obligada a suministrar únicamente la información señalada en las disposiciones legales vigentes.
Los funcionarios deberán guardar absoluta reserva sobre el contenido de investigaciones sobre operaciones inusuales o sospechosas, y por ende no podrán informar a los clientes, usuarios, accionistas o proveedores, es decir contrapartes, sobre las señales de alerta o cuyas operaciones fueron reportadas a la UIAF, y el contenido de dichos reportes.
Cualquier información de los clientes, proveedores, funcionarios de la entidad , es decir contrapartes, debido al ejercicio de sus funciones obtenga un funcionario, es de carácter confidencial, por lo tanto, no podrá ser divulgada a ninguna persona, ni reproducida por cualquier medio, salvo solicitud de autoridad competente, judicial o administrativa; caso en el cual la información solicitada será tramitada a través del representante legal o del oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente.
Es obligación de los funcionarios involucrados en los procesos custodiar la información para salvaguardar su confidencialidad.
La entidad no realiza operaciones en efectivo con clientes o proveedores, por lo que todas las operaciones de intercambio de dinero de la entidad con estas contrapartes se realizan a través del sistema financiero, por medio de transferencia o cheque. En caso de que, excepcionalmente, se requiera realizar o recibir pagos en efectivo de clientes o realiza pagos en efectivo a proveedores, se solicitará autorización al Oficial de Cumplimiento para esta operación, cuando este valor sea igual o mayor a los $10.000.000 (Diez millones de pesos COP), quien evaluará si la operación expone a un riesgo de LA/FT/FPADM a la entidad y las medidas para mitigarlo.
La entidad podrá entregar dinero en efectivo a empleados para gastos no recurrentes debidamente justificados mediante factura de venta o documento equivalente. Las operaciones en efectivo que no se ajusten a este lineamiento, requerirán aprobación previa del Oficial de Cumplimiento.
La entidad no realizará transacciones con activos virtuales.
Para el inicio de nuevas relaciones comerciales con proveedores internacionales, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
La entidad no realizará negocios ni operaciones internacionales con personas, entidades y países sancionados por la OFAC o la ONU.
Para los negocios y operaciones realizadas con los países calificados por el GAFI como de alto riesgo o no cooperantes, se deberá realizar la debida diligencia ampliada de conocimiento de proveedores internacionales, el tipo de negocio o contrato, la relación con terceros y su buena reputación. En este tipo de operaciones deben ser documentadas y validadas por parte del oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente.
La entidad establecerá como mecanismo de divulgación de las políticas y procedimientos para la prevención y control de LA/FT/FPADM, el diseño y desarrollo de un programa de capacitación, que permitirá la sensibilización y entrenamiento a funcionarios y contrapartes en el inicio y durante el tiempo que se mantenga la relación contractual, asegurando de esta forma su cumplimiento y el desarrollo de capacidades en las personas para identificar qué es una operación inusual o qué es una operación sospechosa, su contenido y forma en que debe reportarse. La divulgación y capacitación se realizará por lo menos una (1) vez al año y se dejará constancia de su realización.
El programa contempla la frecuencia de la capacitación, el alcance, las formas de evaluación y los medios para ejecutarlo.
El programa de capacitación estará dirigido a terceros cuando la entidad lo considere procedente.
La entidad conservará los documentos y registros relativos al sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT/FPADM de conformidad con lo establecido en las normas que regulan la conservación de libros y papeles de comercio.
En todo caso la entidad conservará los documentos por el término de diez (10) años y concluido el término citado los documentos pueden ser destruidos, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
En los casos de fusión, la entidad absorbente debe garantizar la continuidad en el estricto cumplimiento de esta disposición.
En caso de liquidación, corresponde al liquidador adoptar las medidas necesarias para garantizar el archivo y protección de estos documentos.
Los reportes internos y externos del SAGRILAFT, así como cualquier resultado o información obtenida durante los procesos de conocimiento de contrapartes se considera información confidencial y no podrán ser comunicados a terceros por fuera de la entidad , salvo que exista previa autorización.
La entidad garantizará la reserva de la información recaudada y reportada en el marco del SAGRILAFT, en particular los ROS remitidos a la UIAF. Bajo ningún motivo se le informará o comunicará a una contraparte, que la entidad ha presentado o planea presentar un ROS a la UIAF respecto de operaciones con dicha contraparte.
Solo podrá ser levantada la reserva cuando medie autorización expresa y por escrito de las autoridades competentes, validada previamente por el rol definido.
La entidad reportará aquellas operaciones que por su cuantía, características y demás elementos pudieren calificar como sospechosas. En este caso no se requiere que la entidad tenga la certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades. Para el envío del reporte de operación sospechosa a la UIAF, se observarán las instrucciones dadas por dicha entidad en el Anexo 1 – ROS el cual se encuentra disponible en la página de Internet www.uiaf.gov.co. Dicho instructivo puede ser modificado o adicionado por la UIAF por lo cual corresponde al oficial de cumplimento validar periódicamente si han existido cambios en el mismo
Si la entidad decide incursionar en nuevas actividades o negocios, deberán llevar a cabo un análisis de riesgo de LA/FT/FPADM y dejar constancia escrita de dicho análisis. De igual forma, se definirán las actividades de control que se requieran.
El presente capítulo contiene las facultades y las obligaciones tanto de los órganos de administración y control como de las áreas y de los funcionarios involucrados.
Ente encargado de la puesta en marcha y efectividad del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral del Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la proliferación de Armas de destrucción Masiva en la entidad .
En adición a las funciones establecidas por otras normas externas o internas, se establecen de manera específica las siguientes, frente al sistema de autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT/FPADM.
El oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente de la entidad es el encargado de tomar decisiones frente a la gestión de riesgo LA/FT/FPADM por lo tanto debe participar activamente en los procedimientos de diseño implementación, auditoría y verificar el cumplimiento y monitoreo del SAGRILAFT.
El oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente es la persona encargada de verificar la adecuada observancia de los procedimientos diseñados para prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva en la entidad.
El oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente de la entidad es el encargado de tomar decisiones frente a la gestión de riesgo LA/FT/FPADM por lo tanto debe participar activamente en los procedimientos de diseño implementación, auditoría y verificar el cumplimiento y monitoreo del SAGRILAFT.
El oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente es la persona encargada de verificar la adecuada observancia de los procedimientos diseñados para prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva en la entidad.
El oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente deberá expresar su inhabilidad o incompatibilidad en actividades en las cuales por su rol desempeñado pueda afectar su juicio e imparcialidad, por lo tanto debido a la diferencia de las funciones que corresponden al revisor fiscal, auditor interno, al administrador y al oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente, no se deberá designar al revisor fiscal, auditor interno o administrador como oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente.
No podrá ser designado como oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente la persona que haya:
El oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente de la entidad no debe pertenecer a la administración, a los órganos sociales, auditoría, control interno o la revisoría fiscal. El oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente debe tener independencia para el desarrollo de las funciones del SAGRILAFT.
El oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente deberá gozar de capacidad para tomar decisiones y tener comunicación directa con la asamblea de accionistas.
NOTA: La función del oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente no exime a los demás funcionarios de la entidad de la obligación de detectar y reportar internamente, al oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente, las operaciones inusuales, y/o de cumplir de manera diligente con sus funciones sobre prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo.
El oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente podrá desarrollar otras funciones de acuerdo a las necesidades de la entidad , siempre y cuando no generen un conflicto de interés, inhabilidad o incompatibilidad en la ejecución de las funciones relacionadas con el SAGRILAFT y deben ser descritas en la carta de descriptiva del cargo del oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente.
Es un órgano de decisión y apoyo a la gestión efectuada por la junta directiva y/o asambleas de accionistas en cuanto a supervisión y seguimiento al SAGRILAFT de la entidad .
El comité de cumplimiento es el medio a través del cual el oficial de cumplimiento presenta a la alta dirección, el seguimiento y supervisión al programa SAGRILAFT de la entidad . Las sesiones deben tener una temporalidad máxima de 3 meses. Las decisiones y definiciones deberán quedar en acta de la sesión.
Las funciones de la revisoría fiscal de la entidad deben ajustarse a lo establecido en el artículo 207 del código de comercio, entre las cuales se encuentran obligaciones referentes al reporte de operaciones sospechosas. La revisoría fiscal debe ejercer su labor cumpliendo los deberes formales exigidos por los entes reguladores en materia de prevención de LA/FT/FPADM y el soborno transnacional. En caso de tener conocimiento particular sobre eventos que representen riesgo LA/FT/FPADM debe informar al representante legal y al oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente.
La revisoría fiscal es responsable de realizar un reporte periodico a la junta directiva y/o asamblea de accionistas en donde informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento del programa SAGRILAFT.
La revisoría fiscal es responsable de dar a conocer al oficial de cumplimiento las inconsistencias, incumplimientos y/o fallas detectadas en el SAGRILAFT.
La entidad declara su apoyo incondicional a las autoridades, esperando contribuir con el buen funcionamiento de la administración de justicia, bien sea atendiendo los requerimientos expresamente formulados por éste o auxiliándose oficiosamente en la lucha contra las actividades delictivas.
Cuando un funcionario tenga conocimiento de hechos que permitan presumir que el dinero depositado o bienes entregados deriva de actividades ilícitas o que las operaciones efectuadas tienen la misma finalidad criminal, deberán ser informadas dentro de los canales establecidos por la entidad (ver el capítulo – señales de alerta) para ser puestas en conocimiento de las autoridades, inmediatamente.
Los funcionarios de la entidad están obligados a mantener y proteger la confidencialidad y reserva de la información que no es parte del dominio público.
Información confidencial:
Los funcionarios que por su voluntad o negligencia incurran en conductas que contraríen las políticas, principios y/o directrices del SAGRILAFT, y/o el código de conducta y ética, serán sancionados en coordinación con las áreas de recursos humanos, de acuerdo con el reglamento interno de trabajo y/o con el régimen sancionatorio dispuesto por la entidad teniendo en cuenta, entre otros los siguientes eventos de falta:
Proceso de vinculación de contrapartes:
Obligaciones inherentes con el SAGRILAFT:
Para controlar y revisar el SAGRILAFT, se establece como instancia responsable a la auditoría interna de la entidad quien deberá generar recomendaciones.
Las responsabilidades de la auditoría interna frente al SAGRILAFT:
El manual de cumplimiento del SAGRILAFT debe ser divulgado a los funcionarios de la entidad y demás partes interesadas como mínimo una vez al año por las herramientas que disponga la entidad para tal fin. Cuando se realicen modificaciones o actualizaciones deben ser divulgadas a los funcionarios y partes interesadas.
La entidad establece como mecanismo de divulgación de las políticas y procedimientos para la prevención y control de lavado de activos y financiamiento de terrorismo, el diseño y desarrollo de un programa de capacitación que permitirá la sensibilización y entrenamiento a funcionarios en el inicio y durante el tiempo que dure la relación contractual. El programa contempla la frecuencia de la capacitación, el alcance, las formas de evaluación y los medios para ejecutarlo.
El programa de capacitación de la entidad deben permitir instruir a los funcionarios en conocimientos fundamentales que permitan prevenir el Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y el Financiamiento de la proliferación de Armas de destrucción Masiva (LA/FT/FPADM).
Los diferentes modelos desarrollados deben permitir crear una cultura de prevención en toda la organización, de tal forma que se orienten todos los esfuerzos a un efectivo control para evitar que la entidad sea utilizada para lavar activos o financiar actividades terroristas.
Así mismo se contempla los siguientes objetivos del programa de capacitación:
Todos los funcionarios deben realizar las capacitaciones sobre el SAGRILAFT con el fin de adquirir conciencia de su responsabilidad en la lucha contra el Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, de manera que sus actuaciones siempre estén regidas por los principios de prevención de dichas actividades y la confidencialidad de los reportes a que haya lugar.
El método de capacitación debe ser fácil de comprender y aplicar, con el fin de crear una cultura organizacional en la prevención del riesgo LA/FT/FPADM.
Las capacitaciones se realizan como mínimo una vez al año dejando evidencia de su realización, así como el detalle de los funcionarios que participaron, fecha y asuntos tratados.
Durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios se debe realizar capacitación en el SAGRILAFT de la entidad , de acuerdo con las políticas definidas.
El área de talento humano administra las cifras y evidencias correspondientes a las capacitaciones frente al tema de SAGRILAFT, las cuales serán proporcionadas al área de Cumplimiento para la atención de los entes de control interno y externo.
El programa de capacitación estará dirigido a terceros cuando la entidad lo considere procedente.
El programa de capacitación contará con sistemas de evaluación del grado de conocimiento adquirido por los funcionarios capacitados y podrán desarrollarse bajo las siguientes modalidades: ● Cuestionario de preguntas de respuesta múltiple.
La calificación aprobatoria para los funcionarios de la entidad deberá obtener un mínimo de 3.7 sobre 5.0, en caso de pérdida tendrá tres oportunidades más.
A los funcionarios que no presenten las evaluaciones realizadas o no asistan a las capacitaciones en materia del SAGRILAFT, se les podrá iniciar una acción disciplinaria generando hasta la terminación del contrato de trabajo, de acuerdo con el régimen sancionatorio y reglamento interno de trabajo.
Se debe efectuar análisis de los contenidos de los modelos de capacitación para garantizar que los modelos de capacitación son de buena calidad y cuentan con elementos actualizados.
En concordancia con las leyes vigentes, la entidad dará trámite y respuesta a las solicitudes con investigaciones relacionadas con lavado de activos, financiación del terrorismo y conexos, así como aquellos relacionados con extinción de dominio, presentadas por los entes de control judicial como son: La Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UIAF), policía nacional, Fiscalía General de la Nación, Superintendencia Financiera de Colombia, juzgados, Ejército Nacional de Colombia, entre otros autoridades facultadas por la ley para el efecto.
La entidad sólo levantará la reserva sobre la información recaudada de sus contrapartes como consecuencia de las solicitudes formuladas por escrito y de manera específica por las autoridades competentes, con el lleno de los requisitos y formas legales y en los casos señalados por las normas.
Todo requerimiento de información por parte de autoridades competentes en materia de LA/FT/FPADM será atendido por el área oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente quién recopilará la información necesaria y proyectará la respuesta al requerimiento dentro de los términos establecidos, lo presentará al área legal y/o al representante legal, según corresponda, para su revisión y aprobación. La entidad velará por su radicación y conservación dentro de la documentación del sistema.
Los funcionarios que ejecutan actividades del SAGRILAFT para la entidad , así como los funcionarios que en un futuro contraten de manera directa la entidades, guardarán reserva sobre los requerimientos y las inspecciones judiciales realizadas por las autoridades, así como sobre los reportes realizados a la UIAF. Dar a conocer dichas solicitudes puede conllevar sanciones administrativas y penales.
La debida diligencia debe ser realizada de acuerdo a la materialidad y a las características propias de las operaciones y negocios de la entidad en el cual se debe tener en cuenta, el tipo de operación, los productos, contratos la relación con contrapartes, los países o áreas geográficas así como los canales.
El proceso de debida diligencia deberá ser acorde al nivel de exposición de riesgo LA/FT/FPADM, y el tamaño del negocio u operación.
La entidad debe identificar plenamente sus contrapartes para lo cual realiza una debida diligencia durante el proceso de vinculación con el fin de conocer el origen de los recursos, verificar la identidad de la contraparte, verificar datos de contacto, actividad económica, identificar los beneficiarios finales, validar que no se encuentre relacionado en listas vinculantes o cautelares o con noticias negativas.
Se debe analizar el tipo de negocio con el fin de que se establezcan medidas para mitigar el riesgo LA/FT/FPADM, de acuerdo a la materialidad y el tamaño del negocio.
La debida diligencia de contrapartes debe ser continua durante la relación comercial permitiendo analizar las transacciones realizadas a lo largo de la relación comercial para asegurar que las transacciones son acordes a la información obtenida de la contraparte respecto a la actividad económica, origen de recursos, y perfil de riesgo cuando se requiera de acuerdo al tamaño del negocio.
La debida diligencia incluye al menos:
La debida diligencia intensificada implica un conocimiento avanzado de la contraparte y su beneficiario final así como el origen de los recursos.
La debida diligencia intensificada debe aplicarse a las contrapartes cuando:
La entidad reconoce que las siguientes actividades económicas representan un riesgo de LA/FT/FPAMD superior debido a que son más utilizadas para cometer delitos relacionados con lavado de activos o financiación del terrorismo o la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva. Por ser de mayor riesgo se deberá realizar actividades adicionales de conocimiento, lo que constituye la debida diligencia ampliada, que proporciona mayor información para monitorear esta clase de contrapartes:
Mientras dure la relación contractual con la contraparte, se garantizará que se realice la actualización de la debida diligencia según el nivel de riesgo LA/FT/FPADM de la contraparte.
La política de conocimiento y vinculación establece parámetros y responsabilidades para efectuar un efectivo y oportuno conocimiento de contrapartes lo cual implica actualizar y verificar la información suministrada.
Se les debe realizar debida diligencia a los clientes durante el proceso de vinculación y actualización de datos. Periódicamente, según metodología, se debe solicitar a los clientes actualización de información, para lo cual debe solicitarse el diligenciamiento de los formularios y la documentación establecida en los procedimientos que da cumpliendo a la política establecida en el presente manual.
En la vinculación, así como periódicamente se debe realizar validación de los clientes con las listas vinculantes, lista de control y lista de indicios PEP con el fin de identificar señales de alerta y
realizar el proceso de debida diligencia intensificada en el proceso de negociación con los clientes. De igual manera se deberá hacer el cruce contra listas vinculantes, lista de control y lista de indicios PEP en la profundización del cliente con nuevos productos y servicios.
La verificación en listas vinculantes y lista de control, la información pública u otras señales de alerta harán parte de los criterios definidos para que un potencial cliente resulte elegible o no para hacer negocios con la entidad .
Se debe definir, implementar y aplicar las metodologías frente a la información mínima de conocimiento del cliente para persona natural, persona jurídica y persona sin personería jurídica en la vinculación o actualización de datos (campos sujeto a cambios), la periodicidad de su actualización, los soportes documentales mínimos, al igual que el aseguramiento del proceso completo de conocimiento del cliente, desde la validación de identidad, campos mínimos de conocimiento, cláusulas, términos y condiciones del conocimiento de cliente, así como su almacenamiento y custodia.
Las áreas comerciales y/o de contacto directo con el cliente o el proceso de conocimiento (digital o autogestionado) serán responsables del aseguramiento de la información de la vinculación así como la actualización. La entidad debe definir procesos o áreas responsables del aseguramiento del proceso, incluyendo aseguramiento de la calidad y completitud de la información.
El proceso de conocimiento del cliente, se apalanca en los soportes documentales mínimos requeridos para validar la existencia del cliente como documentos complementarios y anexos definidos, como el certificado de existencia y representación legal de personas jurídicas.
Con el ánimo de contar con información actualizada que permita realizar controles ajustados a la realidad temporal de la contraparte y con ello mitigar situaciones de riesgo LA/FT/FPADM con oportunidad y precisión, periódicamente se adelantará el proceso de actualización de la información de los clientes activos, mediante las siguientes actividades:
Todas las diligencias que se realicen, tendientes a actualizar la información deben quedar documentadas (cartas, formularios de actualización, soportes recibidos) en el repositorio documental y de datos definido por la entidad .
La información recopilada en la actualización de cliente seguirá el trámite de verificación y confirmación en caso de corresponder con clientes de los citados en este manual. Y finalmente se realizarán las actualizaciones a que haya lugar en las bases de datos.
La política descrita establece responsabilidades en el conocimiento de los usuarios con el fin de que la entidad verifique o reporte las señales de alerta relacionadas con operaciones de LA/FT/FPADM.
La entidad realizará validación mensual de la base de asignación de usuarios con el fin de identificar usuarios relacionados en la lista OFAC y ONU.
En los casos en que EPAYCO vincule clientes a través de aliados estratégicos, integradores, agregadores, marketplaces, plataformas digitales u otros medios indirectos o tecnológicos, el proceso de conocimiento se tramitará como el de un cliente común, conforme a lo descrito en el presente Manual.
En ningún caso el uso de aliados o plataformas digitales exime a EPAYCO de su responsabilidad frente al conocimiento integral de la contraparte ni del cumplimiento del SAGRILAFT.
El proceso de vinculación y actualización de proveedores debe hacerse teniendo en cuenta las políticas establecidas en el presente manual y mediante el diligenciamiento íntegro de los formatos establecidos.
El conocimiento de los proveedores de la entidad es realizado en el proceso de vinculación y actualización teniendo en cuenta lo establecido en el presente manual.
Todos los proveedores de la entidad deben actualizar su información diligenciando los formatos establecidos y adjuntando los soportes que se requieran con el fin de que la información sea verificada y debidamente soportada. Esta actualización deberá realizarse como mínimo una vez al año.
Las operaciones y negocios con PEP requieren una DDI y deben ser revisadas y aprobadas por el rol definido para dicha tarea.
Se deben realizar validaciones periódicamente de la base de datos de proveedores vigentes con las listas vinculantes y lista de control, con el fin de que la entidad no se vea inmersa en operaciones o negocios con personas naturale, perosnas jurídicas o estructuras sin personeria jurídica que estén involucradas en lavado de activos o financiación del terrorismo y pueda tomar acciones de acuerdo a la materialidad y al tamaño del negocio o contrato.
La entidad usará todos los mecanismos, procedimientos y medidas legales que permitan realizar el adecuado conocimiento de los proveedores y prevenir el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Para realizar la debida diligencia de las personas jurídicas es necesario identificar su(s) representante(s) legal(es), los socios, accionistas con el 5% o más de participación, es decir, sus beneficiarios finales. El conocimiento de la persona jurídica incluye la composición accionaría detallada hasta persona natural (es decir, si los accionistas son personas jurídicas, deben detallarse
hasta obtener las personas naturales que las componen) con nombres, documentos de identificación y porcentaje de participación.
El proceso de debida diligencia en el conocimiento de proveedores debe permitir:
En caso de que la entidad realice operaciones o negocios con empresas relacionadas con activos virtuales se debe realizar el proceso de debida diligencia intensificada de acuerdo al presente manual.
Se establecen lineamientos y responsabilidades con el fin de realizar la debida diligencia en el conocimiento de los funcionarios en el proceso de vinculación y actualización.
El proceso de vinculación de funcionarios debe hacerse con base en las políticas establecidas en el presente manual y de acuerdo con los procedimientos establecidos.
El área de talento humano de la entidad es responsable del cumplimiento del proceso de debida diligencia en la vinculación de los funcionarios de la entidad .
La entidad realiza el conocimiento y la debida diligencia de los candidatos en procesos de selección con el fin de prevenir que la empresa contrate personas que estén involucradas en lavado de activos y financiación del terrorismo. Sin embargo, el área de recursos humanos es la encargada del cumplimiento del proceso de debida diligencia de funcionarios establecido.
El área de talento humano debe realizar campañas de actualización de datos de funcionarios de manera periódica.
En la presente política se establecen responsabilidades en el conocimiento de los accionistas con el fin de que la entidad no se relacione con personas naturales, personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica relacionadas con delitos de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Cuando se presenten cambios en la composición accionaria de la entidad , se deberá hacer el proceso de debida diligencia con el fin de conocer el beneficiario real de la inversión. La debida diligencia debe contemplar búsqueda en listas vinculantes, lista de control o noticias con el fin de prevenir la materialización de eventos de riesgo LA/FT/FPADM.
Se debe realizar monitoreo mensual a la base de datos de accionistas contra listas vinculantes y lista de control, con el fin de identificar si se presentan señales de alerta por noticias negativas o delitos de lavado de activos o financiación del terrorismo en la composición accionaria.
En caso de presentarse señal de alerta que represente riesgo de lavado de activos o financiación del terrorismo, deberá reportarse al gerente general, representante legal, a la junta directiva y/o asamblea de accionistas de la entidad , con el debido concepto del analisis LA/FT/FPADM.
Por ser consideradas causas razonables y objetivas, los siguientes eventos serán causales objetivas para dar por terminado los contratos vigentes con las contrapartes:
La entidad segmentará los factores de riesgo de acuerdo con su naturaleza. Para tal fin establecerá metodologías que permitirán realizar la segmentación de factores de riesgo y para los procesos de generación de señales de alerta sobre las operaciones realizadas por los clientes.
La empresa establece metodologías para segmentación de factores e identificación del riesgo, e identifica las formas en las cuales puede materializarse el riesgo en la entidad , contemplando factores de homogeneidad y heterogeneidad.
La metodología definida por la entidad debe estar documentada y aprobada por la junta directiva y/o asamblea de accionistas. Dentro de la metodología se debe definir variables, procedimiento de segmentación, caracterización de los segmentos, periodicidad en su actualización, entre otras características y debe contemplar la naturaleza del negocio. Debe tener alcance a los factores de riesgo LA/FT/FPADM definidos por la entidad.
En el presente capítulo se establecen los lineamientos de las metodologías de identificación, medición, control y monitoreo que la entidadad adopta para gestionar el riesgo de ser utilizada como medio para el lavado de activos o la financiación del terrorismo, al igual que las responsabilidades para la administración del riesgo LA/FT/FPADM.
La administración del riesgo LA/FT/FPADM tiene en cuenta los riesgos propios del modelo de negocio de la entidad , detallando factores de la operación, tamaño y las jurisdicciones donde la empresa opera.
Administrar el riesgo permite a la entidad medir la posibilidad de ocurrencia y el impacto en caso de materializarse un evento de riesgo LA/FT/FPADM en el negocio teniendo en cuenta los factores de riesgo. La entidad cuenta con perfil de riesgo inherente y residual.
La entidad realiza un eficiente proceso de vigilancia, el cual permite la oportuna detección y corrección de las deficiencias del sistema. La vigilancia se realiza mínimo una vez al año.
La entidad administra el riesgo LA/FT/FPADM teniendo en cuenta las cuatro etapas de administración del riesgo LA/FT/FPADM y lo detalla en la matriz de riesgo consolidada.
Se realizará el análisis de riesgos LA-FT/FPADM cada vez que la entidad cree nuevos productos, modifique sus características, incursione en un nuevo mercado, realice la apertura de operaciones en nuevas jurisdicciones o lance o modifique canales previamente a su puesta en producción.
La metodología aplicada para la identificación de los eventos de riesgo LA/FT/FPADM debe comprender el análisis de los diferentes factores de riesgo LA/FT/FPADM con el análisis de los procesos y subprocesos en los productos.
El mecanismo para documentar, evaluar y gestionar el riesgo es a través de matrices de riesgo LA/FT/FPADM las cuales incluirán al menos riesgos, causas, controles, medición de riesgo inherente y riesgo residual.
Los riesgos LA/FT/FPADM identificados se deben desplegar en matrices en términos de su impacto en el negocio y su posibilidad de ocurrencia, así como de su relación con los riesgos asociados a los cuales se ve expuesta la entidad , en relación al riesgo de LA/FT/FPADM.
La metodología aplicada para la medición de riesgo LA/FT/FPADM debe comprender el análisis de los diferentes factores de riesgo LA/FT/FPADM , con el análisis de los procesos y subprocesos en los productos.
La metodología definida y adoptada por la entidad debe incluir la medición de riesgo inherente y residual, además de incluir los riesgos asociados. De igual manera deberá tener una métrica cualitativa o cuantitativa que permita calificar eventos de riesgos LA/FT/FPADM, causas, controles, riesgo inherente y/o riesgo residual.
La metodología de evaluación de los controles conlleva la medición de las acciones que a nivel general toma la entidad , para minimizar la materialización de los eventos de riesgo para los factores de riesgo LA/FT/FPADM.
La metodología deberá incluir características o factores que permitan medir cuantitativa o cualitativamente la efectividad de los controles implementados frente a los eventos de riesgo LA/FT/FPADM como:
La metodología debe incluir la identificación de los controles que tienen por objetivo el tratamiento al riesgo, disminución de la probabilidad de ocurrencia o la mitigación del impacto en el caso de materialización de un riesgo.
La metodología debe incluir la evaluación periódica de la efectividad de los controles LA/FT/FPADM.
La entidad debe calcular el riesgo residual. Para aquellos casos en los que el riesgo residual esté clasificado en las categorías de mayor riesgo LA/FT/FPADM será necesario establecer planes de tratamiento al riesgo adicionales con el objetivo de llevar los riesgos a las categorías de menor riesgo LA/FT/FPADM.
Se establecen las siguientes políticas para monitorear los eventos de riesgo identificados y los niveles de riesgo de los elementos en los factores de riesgo:
Priorización en la atención de los procesos con mayor exposición al riesgo LA/FT/FPADM.
○ Identificación de eventos de riesgo LA/FT/FPADM, causas y controles a mejorar o implementar por los responsables.
○ Determinación de tiempo de atención del plan de acción, responsables y actividades.
Se entiende como procedimiento de detección y análisis de operaciones LA/FT/FPADM la serie de actividades que se realizan con el fin de identificar comportamientos inusuales de contrapartes para ser analizados, documentados y en caso de determinarse como operaciones inusuales y/o sospechosas, informar dichos comportamientos a la UIAF.
Una fuente de identificación de señales de alerta y de operaciones inusuales se realiza por parte de los funcionarios de la entidad durante el desarrollo de las funciones del cargo y en especial durante la aplicación de controles en los procedimientos de debida diligencia y debida diligencia intnsificada de las contrapartes y en todo momento mientras dure la relación contractual.
Es responsabilidad de todos los funcionarios de la entidad , especialmente de las áreas comerciales, funcionarios de monitoreo y los funcionarios que hagan parte de áreas que tengan contacto directo con las contrapartes que en el desarrollo de sus funciones puedan detectar señales de alerta o alertas tempranas, estar atentos a su identificación y realizar los reportes correspondientes en aras de mitigar el riesgo LA/FT/FPADM al que se ve expuesta la entidad en virtud de los procesos que se ejecutan.
Las señales de alerta relacionadas en el presente capítulo, son ejemplos que se pueden presentar en la entidad , por lo tanto, es responsabilidad de los funcionarios reportar cualquier otra señal de alerta que según las capacitaciones impartidas representen riesgo de LA/FT/FPADM.
El medio que disponga la entidad para realizar el correspondiente reporte debe contener al menos:
La entidad definirá e implementará metodologías para la identificación, gestión y ejecución de señales de alerta automáticas de los factores de riesgo LA/FT/FPADM que permitan identificar periódicamente inusualidades. La metodología deberá incluir el factor de riesgo a alertar, riesgo La/FT/FPADM a mitigar, los mecanismos para su generación y gestión, tiempos y criterios para su gestión, cierre y acciones a ejecutar (a tomar frente a la contraparte y sus productos, entre otros).
Es responsabilidad de las áreas responsables (negocio, comercial, etc) y de las fuerzas comerciales atender los requerimientos sobre señales de alerta automáticas.
Las operaciones inusuales son aquellas cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica y/o aquellas que no se encuentran, de acuerdo con los criterios de la entidad debidamente justificadas o soportadas
No todas las señales de alerta indican que la entidad esté siendo objeto de operaciones ilícitas o ilegales, por lo tanto, el hecho de identificar señales de alerta no significa que la operación deba ser reportada de manera inmediata y automática a la UIAF o autoridades competentes, como una operación sospechosa.
Las señales de alerta deben ser analizadas con el fin de identificar la existencia de operaciones inusuales y/o sospechosas.
La entidad definirá e implementará metodologías para la identificación, gestión y ejecución de operaciones inusuales de los factores de riesgo LA/FT/FPADM. La metodología deberá incluir el factor de riesgo, los mecanismos para su gestión, tiempos y criterios para su gestión, cierre y acciones a ejecutar (a tomar frente a la contraparte y sus productos, entre otros).
Las operaciones inusuales se clasifican según los parámetros de riesgo según la metodología de administración de riesgo LA/FT/FPADM.
La entidad deberá asegurar la trazabilidad del proceso de análisis realizado, de los conceptos cuando aplique y de la calificación dada a la señal de alerta e inusualidad, las acciones a tomar en cada caso, así mismo se guarda la evidencia documental utilizada para dichos análisis.
Tratamiento de operaciones inusuales
La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de las contrapartes debe permitir, conforme el buen criterio de la entidad , identificar si una operación es o no sospechosa. Son operaciones sospechosas, entre otras, aquellas operaciones que además de inusuales presentan características de ilegalidad.
El área de cumplimiento se encarga de analizar la información y la documentación recopilada, con el fin de efectuar el reporte a la UIAF lo más completa y oportunamente posible una vez establecido que una operación inusual no puede ser normalizada y por lo tanto se convierte en sospechosa. Esta debe ser documentada para enviarla mediante un Reporte de Operación Sospechosa a la UIAF.
Las operaciones intentadas o rechazadas que tengan características que les otorguen el carácter de sospechosas, también serán reportadas, al igual que las tentativas de vinculación comercial que tengan la característica de ser sospechosas.
Es un reporte de carácter obligatorio que debe ser enviado a la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF por parte de las entidades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades , cuando se detectan actos, transacciones, transferencias o movimientos de cualquier índole de nuestras contrapartes, que de acuerdo con el análisis del área de cumplimiento se consideran presuntamente sospechosas, especialmente cuando se consolidan los eventos descritos en el instructivo de criterios objetivos de análisis para operaciones sospechosas, principalmente en los siguientes eventos:
Todas las operaciones que sean catalogadas como presuntamente sospechosas, deben ser reportadas de manera inmediata y eficiente a la UIAF a través del oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente de la entidad .
Es importante señalar que el reporte de las operaciones sospechosas es anónimo y se envía a nombre de la institución y no del funcionario que hace el reporte, cuya identificación es de absoluta reserva. Ningún funcionario de la entidad podrá advertir a la contraparte acerca del reporte de una transacción a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF, so pena de incurrir en las sanciones establecidas por la entidad y por la ley.
De acuerdo con la decisión tomada, el oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente debe realizar el reporte de operación sospechosa siguiendo los lineamientos establecidos en el anexo 1 de la Circular Externa No. 100 – 000005 de la Superintendencia de Sociedades, de manera inmediata, esto es a partir del momento en el cual la empresa toma la decisión de catalogar la operación como sospechosa.
Para efectos del ROS, no se requiere que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, así como tampoco debe identificar el tipo penal o que los recursos que maneja provienen de esas actividades. Sólo se requiere que cumpla con los criterios objetivos para la determinación de la operación sospechosa.
Por no corresponder el ROS a una denuncia penal, el mismo no tiene que ser firmado. Se deben tener en cuenta las razones objetivas que lleven a catalogar la operación como presuntamente sospechosa. El reporte debe ser enviado a través de la página de acceso especial habilitada por la UIAF para tal fin.
Atender las recomendaciones del GAFI y las disposiciones del capítulo X de la Circular básica jurídica de la Superintendencia de Sociedades, se establecen la obligatoriedad que tienen las entidades vigiladas de reportar las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas
Una vez establecida la operación como presuntamente sospechosa, se procede a la recopilación documentaría y al análisis de la información existente de la contraparte, relacionada con el origen de fondos y/o su actividad económica.
Así mismo, se debe obtener la información y documentos, correspondientes a las operaciones involucradas y la información obtenida de fuentes públicas externas.
Se analizan los documentos reunidos, el informe de conocimiento de la contraparte, contra las operaciones realizadas en cada uno de los productos comparando su información financiera.
Lo anterior permite describir y soportar de forma detallada y oportuna, las causas que determinaron el reporte.
El oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente debe conservar los soportes (información de registros de transacciones y documentos de conocimiento de la contraparte) que dieron lugar a calificar la operación como sospechosa. La información se debe conservar mínimo por 10 años.
La descripción constituye un aspecto fundamental en el diligenciamiento del reporte, ya que incide directamente en la forma como se entiende la ocurrencia de los hechos asociados a dicha operación. Esta descripción debe ser clara y precisa, de forma que su contenido favorezca la comprensión y evaluación que efectúa la UIAF.
La calificación de su importancia y urgencia, la explicación de la metodología empleada para su detección y de los soportes con que cuenta la entidad , constituyen aspectos esenciales en la elaboración del reporte.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos en la elaboración:
Si transcurrido un trimestre no se presenta alguna operación sospechosa que sea reportada a la UIAF, el oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente deberá presentar dentro de los diez (10) días calendario siguientes al vencimiento del respectivo trimestre un informe de ausencia de reporte de operaciones sospechosas (AROS) el cual debe ser registrado en el SIREL.
Esta política busca definir los lineamientos para la elaboración de los diferentes reportes a los entes internos y externos en cuanto al control y prevención del lavado de activos, la financiación del ferrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.
La entidad cuenta con un proceso de reportes externos e internos que garantiza la atención de los requerimientos de la UIAF, entes de control internos y externos y de la organización.
Se debe divulgar las políticas establecidas en el manual de cumplimiento en la entidad y demás partes interesadas.
El área de cumplimiento debe remitir en el momento en que se detecten operaciones sospechosas, un informe a la UIAF ingresando a la página www.uiaf.gov.co en el link reportes en línea según lo establecido en el capítulo X de la Circular básica jurídica de la Superintendencia de Sociedades y aquellas que la modifiquen.
Si durante un trimestre no se detectaron operaciones sospechosas, se deberá informar dentro de los diez (10) días calendario del mes siguiente a la UIAF un informe de ausencia de reporte de operaciones sospechosas (AROS).
De conformidad con el artículo 3º de la Ley 526 de 1999, la UIAF “(…) centralizará, sistematizará y analizará mediante actividades de inteligencia financiera la información recaudada, en desarrollo de lo previsto en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y sus normas remisorias y complementarias, las normas tributarias, aduaneras y demás información que conozcan las entidades del Estado o privadas que pueda resultar relevantes para el ejercicio de sus funciones. Dichas entidades estarán obligadas a suministrar de oficio o a solicitud de la Unidad, la información de que trata el presente artículo. Así mismo, la Unidad podrá recibir información de personas naturales”
Reporte a la UIAF y al vicefiscal general de la nación : Cada vez que la entidad identifique un bien, activo, producto o derecho de titularidad a nombre o bajo la administración o control de cualquier país, persona y/o entidad designada por las resoluciones del consejo de seguridad de las naciones unidas o las listas de terroristas de Estados Unidos y la Unión Europea de acuerdo con el Consejo de Seguridad Nacional, el oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente de manera inmediata, deberá reportarlo a la UIAF y ponerlo en conocimiento del Vicefiscal General de la Nación a través de los canales físicos o electrónicos seguros determinados por estas autoridades públicas y con observancia de la respectiva reserva legal.
Informe 58 a la Supersociedades: Es un documento que registra información sobre el oficial de
Cumplimiento (OC) de las empresas obligadas a cumplir con el SAGRILAFT. Se debe presentar a la Superintendencia de Sociedades. Se debe registrar datos del oficial de cumplimiento y oficial de cumplimiento suplente, como su designación y cambios en su nombramiento e información sobre el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el SAGRILAFT. Lo deben presentar los administradores o sus delegados debidamente supervisados y dentro de los 15 días hábiles siguientes a la designación o cambio del oficial de cumplimiento u oficial de cumplimiento suplente. Se puede diligenciar a través del aplicativo Storm User, disponible en el portal web de la Superintendencia de Sociedades, los documentos adicionales se deben enviar a través del mismo portal web.
Informe 75 a la Supersociedades: es un formulario de la Superintendencia de Sociedades de
Colombia que centraliza la información sobre el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo
Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT) y el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE). Contiene información sobre la implementación y funcionamiento de los sistemas de prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT). Se debe presentar a través del aplicativo dispuesto por la Superintendencia de Sociedades. El objetivo de este informe es que la Superintendencia de Sociedades conozca cómo se comportan las empresas respecto a sus deberes en la prevención de LA/FT/FPADM.
Los reportes internos que genera la entidad se dividen en:
Este capítulo busca establecer los parámetros para el control y la conservación de documentos en la entidad , de acuerdo con la normatividad vigente y las exigencias de los entes de control en lo que se refiere al SAGRILAFT.
Se deben conservar los documentos y registros (de conocimeinto de contrapartes y monitoreo de operaciones) relativos al cumplimiento de las normas sobre control y prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad, reserva y disponibilidad de la información allí contenida.
La información suministrada por la contraparte, como parte del proceso de debida diligencia y debida diligencia Intensificada, así como el nombre de la persona que la verificó, deben quedar debidamente documentadas con fecha y hora, a fin de que se pueda acreditar la debida y oportuna diligencia. De cualquier forma, el desarrollo e implementación del SAGRILAFT deberá respetar las disposiciones legales en materia de protección de datos personales contenidas en las Leyes 1266 de 2008, 1581 de 2012, y demás normas aplicables. Asimismo, los soportes deberán conservarse de acuerdo con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, o la norma que la modifique o sustituya.
Los documentos deben conservarse de acuerdo con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, o la norma que la modifique o sustituya y la política de documentación definida y después de este tiempo podrán ser destruidos, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:
La entidad conservará los documentos y registros tal y como establece la presente política. La documentación relacionada con el SAGRILAFT comprende al menos:
Reportes de operaciones sospechosas
Las actas y los soportes de las operaciones analizadas deberán ser conservadas con medidas de seguridad establecidas.
Los documentos y soportes se conservarán en medios físicos, electrónicos y/o magnéticos que garanticen su posterior reproducción exacta y la preservación de su valor probatorio, de manera que permita atender de forma inmediata los requerimientos de las autoridades y pueda ser utilizada eficientemente por la entidad para su posterior consulta.
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